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Dans le cadre de la navigation sur le site CSE LCL OUEST, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CSE LCL OUEST est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE LCL OUEST dont vous faites partie, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel pouvant figurer sur le site du CSE LCL OUEST, agissant en qualité de responsable du traitement.
Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme : https://www.meyclub.com/fr/personal-data/protection
Conformément au principe de minimisation, le CSE LCL OUEST ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le CSE LCL OUEST recueille des données personnelles vous concernant via la fiche d'inscription qui vous est adressée lors de votre arrivée ches LCL OUEST ou via les informations que vous lui trnasmettez ou enregistrez par vos soins sur le site.
Les données recueillies par le CSE LCL OUEST sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif).
– le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence.
b) Pour la situation familiale :
– situation matrimoniale.
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants. Notion à charge où non à charge.
-Livret de famille/acte de mariage/certificat de concubinage/acte de naissance (création dun nouvel ayant droit)
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, service, statut, site et date et motif de sortie également.
-type de contrat de travail (cdi,cdd,alternant), catégorie professionnelle (cadre, technicien)
-mail, teléphone et adresse professionnelle
d) Pour la situation financière :
– montants de revenus d’activité (avis d’imposition (pour le calcul du quotient familial), part(s) fiscal.
– références du compte bancaire.(IBAN)
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
e) Pour les prestations offertes :
-Pièce d'indentité pour la participation à des voyages/séjour à l'étranger.
– Nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille).
– Justificatifs des dépenses liées à des prestations prises en charge par le CSE (Sport, Loisirs, Culture, Spectacle)
-Justificatifs indispensables à la participation aux prestations (pièces d'indentité, formulaires administratifs, documents médicaux demandés lors de l'annulation d'un dossier pour prise encharge par les asurances)
-Certificats médicaux dans le cadre de compétition sportives organisées par le CSE ou le CSEC.
Dans le cadre de l'exécution des prestations du CSE LCL OUEST des données à caractère personnel (ci-après dénommées "Données Personnelles") concernant les bénéficiaires font l'objet de traitrement dans le cadre des activités du CSE.
Le traitement peut avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers.
-Historique de suivi de commandes, de prestations et d'utilisation de subventions.
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions, à titre d'exemple : chèques cadeaux, billetterie, spectacles et loisirs, voyages et séjours, activités sportives...
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques… ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
Le CSE LCL OUEST ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Le CSE LCL OUEST peut-être amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (5) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (5) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) doivent être conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les données conservées dans l'outil sont donc :
Toutes les données relatives aux subventions versées pendant une durée de 3 ans+ l'année en cours.
Toutes les données de comptabilité pendant une durée de 10 ans+ l'exercice en cours.
Toutes les données utiles pour la gestion des Activités Sociales et Culturelles à un instant donné (info OD et AD, historique des consommations si gestion des priorités)
Les destinataires des données personnelles traitées par le CSE LCL OUEST sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
- La Banque LCL aux fins de réalisation de virements, prélèvements vis à vis des bénéficiaires.
- L'organisme gestionnaire de chèques cadeaux afin de distribuer les chèques cadeaux pour chaque évènement.
- Les organismes gestionnaires de voyages/séjours/week-end afin de leur permettre de gérer l'organisation de la prestation à partir d'une liste des inscrits.
- Le cabinet d'expertise comptable du CSE.
Le CSE LCL OUEST s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le CSE LCL OUEST veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès du CSE LCL OUEST en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse :cselclouest@gmail.com
par courrier postal à : CSE LCL OUEST, 2 rue du Marchix, CS 60.613, 44006 Nantes CEDEX1.
Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S :
par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@edenred.com
par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : cselclouest@gmail.com
Le CSE LCL OUEST est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.
